“冠群信息网页电子文件管理系统”荣膺“2017中国智慧城市创新产品方案奖

1118日,由中国电子商会、天津滨海新区人民政府主办,中国智慧城市产业联盟、天津市滨海新区商务委员会等单位承办的“2017第八届中国(天津滨海)国际生态城市论坛暨全国智慧城市合作大会”(以下简称“滨海论坛”)在天津举行。

大会分论坛组织举办了2017中国智慧城市创新评选颁奖典礼,表彰了在智慧城市发展过程中有突出表现和竞争优势的城市、企业、应用和产品方案。经过专家评委的层层严格评审,“冠群信息网页电子文件管理系统”获颁“2017中国智慧城市创新产品方案奖”,这是冠群信息在智慧城市领域获得的又一重要荣誉,得到了业界的广泛认可。

本届滨海论坛以“智创城市未来 慧聚共享生态”为主题,旨在推动生态城市和智慧城市融合发展,重点围绕智慧城市模式创新、智慧金融、生态绿色建筑、一带一路与智慧城市建设等热点问题开展探讨和交流。冠群信息高级副总裁薛馨枫与国内外生态及智慧城市建设领域专家、企业家代表、科研院所、金融机构负责人共400余人受邀参加了本次论坛。

l 网页电子文件管理必要性

在互联网时代,各类型网站逐渐成为信息传播的主要途径,各级政务网站在政府信息公开、履行为民服务职能等方面也发挥着越来越重要的作用。网页信息具有更新变化快的特点,从而使政务网站的电子留存很有意义。作为政府部门的官方网络媒体,其电子文档是网站业务活动的记录和凭证,是对政务公开等业务信息进行回顾、分析和证明的重要资源,长期妥善保存,既可用于社会公众的查找、学习、研究需求,也可用于各类机构的管理决策需求。此外,有些因重大事件而建立的临时性网站,在重大事件结束后,也将产生长期留存需求。

当前在我国政府领域开展此类系统建设的部门还比较少,基于政务外网开展政务网站网页电子文件留存系统建设将具有重要的探索意义,为我国推动政务网站的留存和归档工作积累经验,探索适合我国政府运行模式的建设、管理及应用模式。

文化复兴是国家崛起的根本性标志,因此任何一个国家都异常重视本国文化的记录与传承。文化的载体很多,文件由于具有原始记录和全面记录的品质,历来都是最有份量的文化传承载体。电子文件作为当代社会的电子记忆,是记忆信息时代的中国历史、传承当代文明的主要载体。

“中国是唯一文明没有中断的国家,一个重要原因是我们的文献记录没有断线。”但是,来自人民大学“电子文件管理机制研究”课题研究小组的调查报告,首度曝光中国电子文件管理的“记忆黑洞”。在49家中央和国家机关及其直属企事业单位中,18.4%的单位没有留存任何电子文件,79.6%的机构没有采取任何措施留存数据库、电子邮件、多媒体文件、网页文件等类型的电子文件。

在信息社会,网页文件已经成为信息传播和社会服务的重要组成部分。基于互联网网页的第四媒体,如新闻网站、博客、社交网络、视频分享网站、微信、微信公众号、论坛、百科、手机端新闻APP等大量出现,已经超过传统媒体对社会的影响力。年轻一代已经很少从传统媒体获取时代信息。

对于整个社会来说,网页电子文件是构成社会记忆的重要组成部分,是沟通历史的桥梁,具有历史性。然而,大量重要的网页历史信息已经随着网站的改版停运、技术的升级淘汰、设备的老化损毁等永远的消逝湮没。

Alexa.com 2001年曾统计,网页产生75天就会消失;2002年美国数字信息基础架构和保存项目(NDIIPP)的报告《Plan for the National Digital Information Infrastructure and Preservation Program》指出,40%1998年尚且存在的网站会在2003年消失,网页的平均寿命仅为44天。

网页电子文件具有更新快、寿命短以及惟一性的特点,这就使得网页电子文件的保存必须要及时、可靠。网页归档是承载中华民族伟大复兴的历史责任,是迫在眉睫的国家任务。

“政府上网”有利于政府信息公开和资源共享,“政府上网”是智慧城市中智慧政务中的基础要求。然而,与其他物理载体信息相比,网站信息生命更为脆弱,消失速度也很惊人。

网页电子文件管理示范系统建设是我国电子文件管理体系的重要建设内容。按照《中央办公厅 国务院办公厅关于印发〈国家电子文件管理“十三五”规划〉的通知》第8条“8. …. 推进政府网页及电子邮件、音视频等电子文件归档。”的要求,政府网站网页电子文件归档已经成为十三五的重要工作内容。

冠群信息网页电子文件管理系统建立能够适用于当前大部分网站和网页类型的电子文件采集、生成、归档、管理、利用系统,实现标准格式的网页电子文件的集中存储和统一管理与应用,达到对网页信息长久保存利用的目的。同时能够满足主要党政部门利用系统完成对本单位网站电子文件的采集和制作基于特定标准的留存文件,保留原有网页中的文字、图形、图像和链接逻辑等大部分要素,提供查询利用服务,根据用户浏览网页的习惯,以有序的、系统的、可审计的方式进行留存文件利用,使网页电子文件可以长期有效的被利用。

1、记录并展现政务网站历史风貌

在互联网时代,越来越多的政务工作搬到网上进行,政府网站已经成为政府对外服务的主要窗口和时代信息的聚集区。作为政府部门的官方网络媒体,其电子文档是网站业务活动的记录和凭证,是对政务公开等业务信息进行回顾、分析和证明的重要资源,长期妥善保存,既可用于社会公众的查找、学习、研究需求,也可用于各类机构的管理决策需求。此外,有些因重大事件而建立的临时性网站,在重大事件结束后,进行电子留存,使广大用户可以对网站的历史风貌进行溯源。

2、推动我国电子文件管理的信息化建设

网页电子文件归档作为新生事物,是我国电子文件管理的重要组成部分。当前在我国政府领域开展此类系统建设的部门还比较少,基于政务外网开展政务网站网页电子文件留存系统建设,对部分党政部门互联网网站信息采集管理进行试点示范,具有重要的探索意义,为实现网页电子文件归档管理的科学化、规范化、标准化和制度化积累经验,为完善我国电子文件管理体系进行积极探索。

l 国土资源部网页电子文件案例介绍

随着信息化水平的不断提升和互联网的广泛应用,网站信息已成为重要的信息传播和存储载体,各类应用与信息发布都是以网页形式出现的,网页已经成为互联网信息承载和传播的主要方式。由于无法对网页信息以档案化方式进行归档存留,致使重要网页信息丢失,网页变动的历史痕迹无法保留,网页信息也无法作为法律凭证使用,网页承载的文化和历史价值也会丢失。

国土资源部一直重视信息化工程建设,从统一管理技术标准出发,专门立项研究和制定国土资源标准化体系,随着国土资源门户网站以及数字化国土资源等相关工程的陆续开展,越来越多的国土资源信息以电子文件的形式被收集、存放和管理,而其中以网页为载体的电子文件也与日俱增,通过建设网页电子文件管理系统对网页电子文件进行规范化管理的重要性也日益显得迫在眉睫。

本建设项目以网页电子文件管理为创新发展点,采用国家自主版式文件标准OFD对网页电子文件进行保存归档,探索实现网页电子文件标准化管理,初步建立具备真实性、完整性和有效性的网页电子文件管理系统。同时,还将配套建立全程管理机制、标准规范,为制定国家级电子文件的管理体制、制度、技术、方法等奠定基础。

截止到去年年底,国土资源部在完成数字国土工程和金土工程一期等重大专项成果基础上,建立全国国土资源遥感监测“一张图”和综合监管平台,信息技术在国土资源调查评价、政务管理、社会服务主流程中得到广泛运用,信息化已成为国土资源工作的重要组成部分,有力地支撑了国土资源事业发展。其在门户网站的建设取得如下成果:

国土资源门户网站体系基本形成并成为政务公开的主渠道,国土资源部和所有省级、98%的市级、65%的县级国土资源主管部门实现政务信息网上公开,全国所有土地、矿业权市场信息实现网上发布。网上办事、网上交易、网上查询业务不断扩展。土地登记与地质资料信息社会化服务取得明显进展,国土资源信息在国民经济和社会发展及社会公众中的基础性、公益性作用得到发挥。

国土资源部和所有省级、多数市级、部分县级国土资源主管部门的主要审批业务实现网上运行与远程在线电子申报,形成了网络化审批管理流程,初步建立了国土资源综合监管平台和在线土地督察系统,基本形成以信息技术为支撑的国土资源管理、监管框架体系,提高了审批效率,促进了审批制度改革,增强了综合执法监管能力。

不仅国家级的门户网站日趋完善而且多数省完成了三级网站群的建设,基本形成政务信息第一时间在门户网站权威发布的良好机制,全国所有省、市级和大部分县级国土资源主管部门实现政务信息网上公开。

国土资源部信息中心在网站建设取得了巨大的成就的同时,也认识到如下不足之处:

国土资源部门的网站信息因涉及到很多的国家法律、法规、政策以及具体的业务信息,非常重要,其中某些信息已经不以纸质方式存在,那么将网站、网页信息中的重要信息归档就变得非常重要。

国土资源部的网站的内容经常会作为公众、行业办事和处理土地资源纠纷的依据,但是网站的升级导致历史信息的消失,让公众和行业以网站信息作为办事凭据的可靠性产生疑虑。越来越多的信息仅以电子和网页形式保存,让国土资源部门的网页进行归档愈发迫切。

国土资源门户网站随着社会的进步而进化,鲜明的反应了时代的特征。但是在缺乏网页系统归档的情况下,随着网站的进化和升级,原有网站的信息及网页很快的消失在不断地网站升级和更新中,再也找不到了,网站的历史就成为了一段空白,网站所承载的国土资源部门的历史也成为空白。

网页归档除涉及重要信息保存之外还具有凭证作用,而更为重要的是,当前网页已经成为网络信息传播的主要形式,涉及社会的方方面面,已经成为社会和生活的一部分,它承载着一个时代的文化内涵。如果将网页归档仅仅限于“有用”的信息部分,可以采用资源库方式脱离网页进行归档,但网页归档更应定位于“重要信息保存、信息发布凭证、时代文化承载”这个三方面,以留下历史足迹、反映社会风貌、传承时代文化。

网页归档以网页的原本形式HTML最好,以“原始”HTML格式保存网页符合档案的原始性原则,但是HTML有如下问题:

HTML语言的标准化问题一直是网页信息显示与保存的最大障碍,HTML语言并不是为长期保存而设计的语言,它严重依赖展现它的应用程序,而应用程序会不停的更新换代直至消失,造成某些版本的HTML语言过一定时期就可能无法读取。

当前HTML容易引起解释上的多义性以及信息主体的丢失与表现失真等,不同的阅读器对HTML语言的显示还原有一定的差异,HTML语言又有不同的版本,而语言的版本控制与标记又不严格,难以保证以HTML语言标记的网页的可读性与形式上的统一性。因此可以考虑采用“双数据源”方式进行归档,即在归档时既保存一份原始的HTML文档,同时再将HTML文档转化为适合电子文件长久保存的版式文档进行保存。

选择版式文档格式首先要考虑的是其应用的广泛性、标准的公开性和商品化程度,依据这一原则,目前只有流行的PDF格式较为合适,该格式虽然已经成为国际标准,但是还是摆脱不了受制于人的状况;国内还存在其他几种相对成熟的商品化的文档格式,但这类格式最大的问题是标准不公开,采用这种格式进行归档存在致命缺点。

目前,国家已经基本完成通用的版式文档(OFD格式)标准的制订,即将公布。在这一背景下,采用国家标准无疑是最好的选择。

目前建设的网页电子文件管理系统不仅要建立在《电子文件管理系统功能要求》基础上,也要在遵从其他多项国家电子文件通用标准,并结合对网页型电子文件图片多、多媒体文件多,存储时容易产生数据冗余等特点,建设能够适用于当前国土资源网站和网页类型的电子文件采集、生成、归档、管理、利用系统,最终实现标准格式的网页电子文件的集中存储和统一管理与应用。同时验证国家电子文件管理相关标准和本项目新编制的通用类网页电子文件标准的可行性与适用性。

国土资源部采用冠群信息的网页电子文件解决方案,构建了国土资源部的网页电子文件管理系统,保存国土资源部网站群的内容,留存了国土资源部的对公众服务的记录,保留历史记忆,保存了历史风貌,为未来子孙后代留下了宝贵的数字遗产。

注: 中国智慧城市产业联盟由中国电子商会牵头发起,经国家工业和信息化部批准(工信信函【201322号)成立,汇集从事或希望从事中国创新型智慧城市、新型城镇化建设和智慧产业及现代服务业的企()业单位、高校、科研机构、行业协会、标准化组织和城市及关联经济实体的全国性非赢利服务组织。